Шлите письма бочками

Представим себе совершенно стандартную офисную задачу — напечатать и разослать адресатам сотни три писем одинакового содержания, вписывая в каждое из них адрес получателя, его фамилию и персональное обращение типа «Уважаемый Петр Николаевич!», а затем напечатать ярлыки для наклейки на конверты (либо сами конверты) и реестр почтовых отправлений.

Угадайте с одного раза, что сделает «обычный» пользователь?

Правильно! В лучшем случае создаст заготовку письма, а потом будет вносить туда адресную информацию, распечатывая каждый полученный документ, и, возможно, записывая его отдельным файлом. Потом будет долго подписывать вручную конверты и, напоследок, еще раз наберет тот же список адресов как реестр.

Затраты времени на такую работу не только велики, но еще и совершенно неэффективны: если возникнет необходимость новой рассылки по тем же адресам (но уже с другим текстом), придется набирать всю информацию снова.

Между тем, используя встроенную возможность Word-а, которая называется «документ слияния», все это можно сделать быстро, элегантно и, что самое главное, — только однажды. А потом использовать уже введенную информацию для новых рассылок.

Идея проста — разделить информацию в документе на постоянную и переменную. В данном случае постоянной информацией будет текст нашего письма (поскольку он неизменен для всех адресатов), а изменяемой — информация об адресе, названии организации, имени отчестве руководителя и т.д.

Постоянная часть письма будет набрана непосредственно в Word-е, а переменную мы будем получать из подключенной базы данных.

Думаю, что большей части читателей известен и термин «база данных» (БД), и то, что собой такая база представляет.

Но, на всякий случай, напомню: БД — это информация, структурированная в таблицах по полям (колонкам) и записям (строкам). Простейший случай — телефонный справочник, который содержит два вида информации (или два поля): «фамилия_абонента» и «номер_телефона», то есть «Иванов», «123-45-67». Совместно данные обоих полей составляют запись. Чем больше разных фамилий — тем больше записей. Если в телефонной книге информация о 100 абонентах, значит, в нашей базе данных — 100 записей.

Еще проще это представить в виде таблицы, где колонки — это поля, а строки — записи. Кстати, именно таблица и есть место хранения информации в БД. Она так и называется – таблица базы данных.