3. Определим или получим данные для слияния

Строго говоря, источником данных может быть любая структурированная в таблицу информация из Word, Excel, Access, FoxPro и т.д. Можно как использовать уже существующую БД, так и создать новую. Второй вариант — предпочтительнее для «обычного» пользователя, т.к. не требует знаний о СУБД (иногда — довольно серьезных), поскольку вся информация будет храниться в обычном файле Word-а, организованном в виде таблицы.

Итак, выбираем: «Получить данные...» — «Создать источник данных...»

В появившемся диалоговом окне «Создание источника данных» (рис. 2б) нам предлагается выбрать или создать поля для ввода данных нашей рассылки.

Стандартный список предлагает «базовые» поля для рассылки, но там есть поля, которые нам не понадобятся, а каких-то там не хватает. Поэтому, чтобы создать новое поле, например, отчество получателя (его нет в стандартном наборе), нужно в окошке ввода слева вверху ввести «Отчество» и нажать кнопку «Добавить поле». Новое имя поля будет добавлено в наш список. Не нужные в данной рассылке поля легко удалить, указав имя поля в правом списке и нажав кнопку «Удалить поле».

Порядок полей в списке справа можно изменять, выделив название поля и кликая вверх или вниз на кнопках «Порядок», но на самом деле это не столь важно, поскольку поля можно вставлять в документ в каком угодно порядке.

Кроме того, слева внизу есть еще одна кнопочка «MS Query…», которая при правильном использовании открывает перед пользователем практически неограниченные возможности для извлечения информации из БД с помощью SQL (Structural Query Language, язык запросов к базам данных). Но это — уже высший пилотаж: нам пока что предстоит научиться делать «взлет-посадку»…

Строго говоря, для программиста, работающего с СУБД, этап определения полей есть наиглавнейший, поскольку от грамотного структурирования БД зависит ее успешная работа в дальнейшем. Но в данном очень простом случае это не так важно.

Один совет — не увлекайтесь большим количеством полей: исходить следует из разумного минимума. Тем более, что структуру данных мы можем изменить в дальнейшем в любой момент.

Для данной рассылки нам нужно всего 10 полей, а именно: «Обращение», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Инициалы», «Название организации», «Должность», «Адрес», «Город», «Страна», «Индекс».

Как видим, мы удалили некоторые поля из стандартного списка, но добавили несколько новых, а именно: «Отчество», «Инициалы», «Дата» (зачем эти поля — чуть ниже),

Обратите внимание на кажущуюся избыточность полей для адресата и адреса.

Казалось бы, гораздо проще определить одно поле «Фамилия_Имя_Отчество» с соответствующими данными и одно поле «Адрес», куда включить всю информацию об адресе (индекс, город и т.д.). Но такое внешне логичное решение неминуемо создаст серьезные проблемы в будущем, поэтому настоятельно рекомендую определять поля и вводить информацию как можно более дробно.

 

Сделать это нужно по простой причине: если в дальнейшем потребуется выбрать записи только для одного города или для одного почтового отделения, быстро сделать это можно будет лишь при условии, что эти данные находятся в отдельных полях. Пока что это может показаться для вас неважным, но уж тут поверьте моему опыту — делать это придется рано или поздно, а выбрать из полного адреса город или индекс, конечно, можно, но зачем нам эти хлопоты? Тем более, что такая операция требует довольно приличных знаний строковых функций СУБД и опыта программирования. Гораздо проще анализировать названия городов и прочую информацию, если она изначально заложена в отдельных полях.

Когда все нужные имена полей определены, жмем Ок. Word предложит нам указать имя файла, в котором будут храниться данные для слияния (то есть — таблицы с данными). Имя может быть любым, но рекомендую использовать имя основного документа с добавлением слова «данные». Например, имя нашего бланка рассылки «Рассылка_поздр_февр_2003». Тогда имя файла данных должно быть таким «Рассылка_поздр_февр_2003_данные».

После указания имени файла данных откроется окно выбора дальнейших действий. В зависимости от выбора мы можем перейти либо к правке файла данных, либо к правке основного документа. Чтобы подготовить наше письмо к подключению данных, выберем «Правка основного документа».