В этом окне мы можем указать, куда отправить созданный документ слияния: в новый документ, на принтер или как электронное письмо.

Кроме того, можно прямо здесь же указать, какой диапазон записей нам нужен. При этом записи можно указать либо по номерам, либо (кликнув кнопку «Отбор записей…»), отобрать их по какому-то критерию. Немного поэкспериментировав с условиями отбора, можно быстро разобраться что к чему.

Самый простой и надежный вариант объединения записей — создать новый документ, просмотреть его и только потом печатать.

После команды на объединение будет создан новый документ, со всеми отобранными записями, причем каждая из них будет отделяться от другой разрывом страницы (как Вы помните, именно такой вариант документа слияния мы выбрали). То есть, если мы отобрали две записи, то наш итоговый документ будет выглядеть вот так:

Нам остается сохранить этот документ. Рекомендую назвать его так же, как и основной, добавив в конце имени файла слово «сборка» или что-то в этом роде. То есть «Рассылка_поздр_февр_2003_сборка».

Настоятельный совет: никогда не посылайте создаваемый документ слияния прямо на физический принтер. Дело в том, что при использовании данных не из созданной нами БД, а из какой-то другой (о том, как это сделать — в следующих статьях), то мы не можем заранее знать, какого размера запись появится в нашем документе слияния.

Случается, что информация в каком-то из полей настолько длинна, что нарушает подготовленный нами макет итогового документа. Кроме того, при подключении информации из внешних источников могут возникнуть и другие проблемы, например, если источник — таблица Excel, в одном из полей которой нет информации (пустое поле), то последующие поля выводятся не туда и не так, как предполагалось. Поэтому нужно обязательно просмотреть созданный документ слияния перед печатью и, при необходимости, отредактируйте его.

И еще одно. В меню «Назначение» диалогового окна «Слияние» есть интереснейший пункт «Электронная почта», который позволяет отправить созданный нами документ по электронной почте в тысячи адресов прямо из Word-а. Как это сделать — тоже в следующих статьях.

Финиш первого этапа

Ну вот, для начала — достаточно. Мы уже умеем создавать документы слияния из созданной нами же таблицы БД и печатать итоговый документ.

Но гораздо интереснее не морочить себе голову вводом большого количества информации, а использовать уже существующие данные для создания собственных рассылок. Не стану утверждать, что сделать это совсем просто, но — нет ничего невозможного. Было бы желание разобраться.